Jump House Bremen

Essenszettel — Anleitung für Schichtleiter

Einmal morgens, dauert zwei Minuten. Danach sehen Kasse und Gastro die Geburtstage des Tages von selbst.

Wichtig vorweg: Der Export wird wie gewohnt aus Roller gezogen. Die BookingsCore-Datei kann direkt auf die Seite gezogen werden — Boxen, Essenszeiten und Partyart rechnet die Seite nach denselben Regeln wie das Makro. Wer die Excel-Liste weiterhin baut und ausdruckt, kann stattdessen auch die fertige Excel hochladen. Beides funktioniert.

Die Seite zum Hochladen

Geburtstage importieren Roller-Export oder fertige Excel ablegen

Schritt für Schritt

  1. Export aus Roller ziehen

    Wie gewohnt — die Anleitung dafür steht im Reiter Roller-Import Anleitung in der Excel-Datei. Unter Produkte Party Packages + Geburtstage wählen.

    Zur Erinnerung: alle alten BookingsCore-Dateien vorher aus dem Downloads-Ordner löschen, sonst erwischt man leicht die falsche.

  2. Auf die Seite ziehen

    Oben auf Geburtstage importieren klicken und die BookingsCore….csv aus dem Downloads-Ordner in das gestrichelte Feld ziehen — oder auf das Feld klicken und die Datei auswählen.

    Wird die Liste weiterhin ausgedruckt und wurden darin Boxen von Hand verschoben, stattdessen die fertige Excel (nach dem Makro gespeichert) hochladen — siehe unten.

  3. Vorschau prüfen

    Es erscheint eine Tabelle mit allen Geburtstagen. Kurz prüfen:

    Datum · Anzahl der Buchungen · Boxen und Essenszeiten · gelbe Hinweise oberhalb der Tabelle

    Stimmt etwas nicht, unten auf Andere Datei wählen und die richtige nehmen.

  4. Senden

    Auf An Supabase senden klicken. Es kommt eine grüne Bestätigung mit der Anzahl der übertragenen Buchungen. Fertig.

    Kasse und Gastro haben die Liste sofort — niemand muss dort etwas neu laden.

Roller-Datei oder fertige Excel?

Beides funktioniert. Die Roller-Datei ist der kürzeste Weg: kein Makro nötig, die Seite vergibt Boxen und Essenszeiten selbst. Die fertige Excel ist dann besser, wenn die Liste ausgedruckt wird und darin von Hand etwas verschoben wurde — dann sind die Boxen genau so übernommen, wie sie auf dem Ausdruck stehen.

Der Unterschied zählt, sobald jemand in der Excel von Hand eingreift. Verschiebst du in der Excel eine Party auf eine andere Box, steht das auf dem Ausdruck. Lädst du dann die Roller-Datei hoch, vergibt die Seite die Boxen selbst und käme auf die ursprüngliche Zuordnung. Ausdruck und Bildschirm würden auseinanderlaufen — dann also die fertige Excel nehmen.

In beiden Fällen gilt: Wurde eine Box an der Kasse geändert, bleibt sie stehen, und die übrigen Geburtstage werden um sie herum verteilt.

Wenn sich im Lauf des Tages etwas ändert

Neue Buchung kommt rein Export neu ziehen und erneut hochladen (bzw. Excel neu erstellen, wenn ihr mit der Excel arbeitet). Darf so oft passieren wie nötig.
Buchung storniert Beim erneuten Hochladen verschwindet sie von selbst — aber nur, solange an der Kasse noch nichts damit passiert ist (auch Basic- Buchungen, die automatisch als „ohne Essen" markiert wurden). Ist das Essen schon erfasst oder ausgegeben, wurde an der Kasse etwas abgeschickt, steht „kommt nicht" daran oder ist die Gruppe als anwesend markiert, bleibt der Zettel stehen und wird an der Kasse geklärt. Gelöscht wird nur an den Tagen, die im Export stehen.
An der Kasse angelegter Geburtstag Wird vom Import nie gelöscht und nie verändert.
Essen schon erfasst Bleibt erhalten. Der Import schreibt nur die Buchungsdaten (Namen, Paket, Kinderzahl, Zeiten, Box, gebuchtes Essen als Vorschlag, Add-ons). Was an der Kasse erfasst wurde, der Status und schon vorhandene Notizen bleiben unangetastet.
Zeit an der Kasse geändert Bleibt ebenfalls erhalten. Der Import meldet dir hinterher, bei wie vielen Buchungen das der Fall war.
Box an der Kasse geändert Bleibt erhalten — auch wenn danach neu hochgeladen wird. Die anderen Geburtstage werden um diese Box herum verteilt.
Box in der Excel geändert Excel neu hochladen. Wirkt nur bei Buchungen, deren Box nicht schon an der Kasse geändert wurde — dort gilt die Kasse.
Kinderzahl an der Kasse geändert Bleibt erhalten.
Add-ons am Counter nachgetragen Bleiben erhalten. Wundertüten, Süßigkeiten-Tüten und Bags lassen sich an der Kasse in der Geburtstagsliste jederzeit nachtragen.
Allergie-Hinweis Kommt nur auf den Zettel, wenn dort noch keine Notiz steht.

Wenn etwas nicht klappt

„Weder eine CSV mit Kopfzeile noch ein Blatt BDay Liste Event"
Die Datei ist weder der Roller-Export (BookingsCore….csv) noch die fertige Excel mit dem Blatt BDay Liste Event — vermutlich die falsche Datei erwischt. Eine der beiden nehmen, siehe oben.
„Keine Buchungen gefunden"
Beim Export in Roller wurden nicht alle Häkchen gesetzt, oder unter Produkte fehlte Party Packages + Geburtstage. Export wiederholen.
Gelbe Meldung: Buchungen „ungültig" oder „nicht übertragen"
Bei diesen Buchungen fehlt ein Datum oder eine Uhrzeit (oder sie stand doppelt im Export). Sie werden nicht gesendet und bleiben in der Datenbank, wie sie waren — alle anderen gehen normal raus. Bei der Excel ist dann meist das Makro nicht komplett durchgelaufen: nochmal ausführen, speichern, erneut hochladen. Beim Roller-Export die Buchung in Roller prüfen.
„Stornierte Buchungen wurden nicht (alle) entfernt"
Die Buchungen selbst sind übertragen, nur das Aufräumen hat nicht geklappt. Später einfach erneut senden — bleibt die Meldung, Lars Bescheid geben.
„Import abgebrochen, damit nichts überschrieben wird"
Die Seite konnte nicht prüfen, was an der Kasse von Hand geändert wurde. Es wurde nichts geändert. Kurz warten und erneut senden — klappt es weiter nicht, Lars Bescheid geben.
Die Seite meldet, sie sei nicht eingerichtet
Technisches Problem, nicht deins. Lars Bescheid geben.
In der Gastro erscheint nichts
Prüfen, ob oben in der Vorschau das richtige Datum stand. Steht dort der Vortag oder der Folgetag, wurde die Liste auf den falschen Tag geschrieben — einfach mit dem richtigen Datum erneut senden.

Was danach passiert

An der Kasse Geburtstag antippen, Essen über die Bilder auswählen, senden. Über die Reiter oben gibt es außerdem die Geburtstagsliste mit Armbandfarben und Add-ons.
In der Gastro Timeline nach Essenszeit, mit Countdown und Ansage 15 Minuten vorher. Abhaken direkt am Bildschirm.
Papier Bleibt als Rückfallebene unter der Kasse. Wenn das Netz weg ist, wird wie früher geschrieben und später nachgetragen.



Fragen oder etwas funktioniert nicht wie beschrieben: Lars ansprechen.